Prozessdokumentation mit KI: vom Gespräch zum geprüften Entwurf

Eine Wareneingangsprüfung ist eingespielt. Der zuständige Ingenieur kennt die Prüfschritte, die Toleranzen und die Ausnahmen. Für eine schriftliche Verfahrensanweisung fehlt im Alltag trotzdem oft die Zeit. Ein aufgenommenes Fachgespräch kann als Ausgangspunkt für den ersten Entwurf dienen.

Der folgende Beispielablauf zeigt, wie sich Gespräch, Transkript und KI-Strukturierung verbinden lassen. Die Prozessverantwortlichen prüfen die Aussagen und geben das Dokument frei.

Für das Beispiel planen wir 45 Minuten für das erste Gespräch ein. Aus dem Transkript entsteht ein Entwurf mit Prozessschritten, Verantwortlichkeiten und offenen Fragen. Ein zweites Gespräch klärt die Lücken. Wie viel Nacharbeit nötig ist, hängt vom Prozess und von der Qualität der Aufnahme ab.

Der alte Weg: Schreiben statt sprechen

Erzählen und Aufschreiben sind zwei unterschiedliche Fähigkeiten. Die meisten erfahrenen Ingenieure können einen Ablauf, den sie seit Jahren beherrschen, druckreif erzählen, Schritt für Schritt, inklusive der Ausnahmen. Denselben Ablauf strukturiert in ein Word-Dokument zu bringen, mit Nummerierung, Verantwortlichkeiten und der richtigen Formulierung für eine Norm, ist eine andere Aufgabe. Sie kostet Zeit, die niemand eingeplant hat, und landet deshalb regelmäßig ganz unten auf der Liste.

Das Ergebnis kennt jeder, der schon einmal in einem produzierenden Unternehmen gearbeitet hat: Verfahrensanweisungen, die drei Jahre alt sind und nicht mehr zur echten Arbeitsweise passen. Oder gar keine, weil der Ablauf nur einer Person im Kopf existiert. Genau das Problem, das wir an anderer Stelle unter dem Stichwort Wissenssicherung beschreiben, wenn ein erfahrener Entwickler in Rente geht.

Was in dem Gespräch wirklich passiert

Es ist kein Formular, das abgearbeitet wird. Die Frage am Anfang ist immer dieselbe: „Erzählen Sie mir, wie das bei Ihnen abläuft, von vorne bis hinten." Danach hakt der Interviewer an den Stellen nach, an denen es interessant wird: Warum passiert das genau hier? Was, wenn der Standardfall nicht zutrifft? Wer entscheidet, wenn zwei Vorgaben sich widersprechen?

Das Gespräch wird aufgenommen und automatisch transkribiert. Für den Ingenieur ändert sich dabei nichts an seiner Arbeit, er beschreibt einen Ablauf, den er sowieso im Kopf hat. Die Übersetzung in ein strukturiertes Dokument passiert danach, nicht während des Gesprächs.

Vom Transkript zum ersten Entwurf

Aus dem rohen Transkript, Füllwörtern und Gedankensprüngen inklusive, entsteht in mehreren KI-Schritten ein strukturierter Entwurf: nummerierte Prozessschritte in der richtigen Reihenfolge, Verantwortlichkeiten pro Schritt, erkannte Entscheidungspunkte, und eine Liste der Stellen, an denen das Gespräch unklar blieb. Diese letzte Liste ist der eigentliche Wert des Schritts, sie sagt genau, wo im zweiten Gespräch nachgehakt werden muss, statt dass jemand das ganze Dokument noch einmal von vorne liest.

Was vor der Freigabe geprüft werden muss

Ein gut lesbarer Entwurf kann fachliche Fehler enthalten. Deshalb prüfen wir den Hauptablauf ebenso wie seltene Ausnahmen und Freigaberegeln. Die folgenden drei Bereiche helfen bei der Durchsicht:

Die zweite Runde: offene Punkte klären

Für das zweite Gespräch werden die offenen Punkte aus dem ersten Entwurf gesammelt: „Bei Schritt 4 ist unklar, was passiert, wenn die Messung außerhalb der Toleranz liegt." Der Ingenieur beantwortet gezielt diese Fragen, der Entwurf wird aktualisiert und anschließend fachlich geprüft. Wer diesen Schritt überspringt, weil der erste Entwurf schon gut aussieht, handelt sich genau die Fehler ein, die eine Verfahrensanweisung eigentlich verhindern soll.

Wo das auf Ihr Zeit- und Kostenkonto einzahlt

Eine Beispielrechnung für die Planung: 45 Minuten erstes Gespräch, 20 Minuten Nachfragen und 30 Minuten Durchsicht ergeben 95 Minuten Fachzeit. Hinzu kommen Aufnahmevorbereitung, Transkription, Korrekturen und gegebenenfalls weitere Prüfungen. Das ist eine Planungsannahme. Der tatsächliche Aufwand muss am konkreten Prozess gemessen werden.

Für einen Vergleich erfassen Sie die gesamte Bearbeitungszeit bis zur fachlichen Freigabe, die Zahl der Korrekturen und die Kalenderzeit. Vergleichen Sie diese Werte mit Ihrer bisherigen Dokumentation eines ähnlich komplexen Prozesses. Erst damit lässt sich beurteilen, ob der Ablauf Zeit spart und die nötige Qualität erreicht.

Wo das nicht funktioniert

Für rein handwerkliche Abläufe, bei denen das Entscheidende ein Handgriff oder ein Gefühl ist, zum Beispiel das richtige Anzugsdrehmoment „nach Erfahrung" statt nach Tabelle, ist ein gesprochenes Interview das falsche Werkzeug. Da hilft ein Video mit Kommentar mehr als jede noch so gute Transkription. Offene Punkte müssen vor der Freigabe geklärt werden. Eine plausible Formulierung ersetzt keinen Nachweis für einen Grenzwert oder einen sicherheitsrelevanten Prüfschritt.

Was konkret zu tun ist

Wenn Sie das in Ihrem Team ausprobieren wollen, sehe ich drei pragmatische Schritte:

Was bleibt

Wissen, das nur in einem Kopf existiert, ist immer ein Risiko, nicht erst, wenn jemand kündigt oder in Rente geht. Der Grund, warum es meistens trotzdem nicht aufgeschrieben wird, ist selten Unwille. Es ist schlicht keine Zeit dafür da.

Der erste Schritt ist klein: Wählen Sie einen überschaubaren Prozess und vereinbaren Sie ein Gespräch mit der verantwortlichen Person. Am daraus entstehenden Entwurf können Sie prüfen, ob dieser Weg zu Ihrer Dokumentationsarbeit passt.

Wenn Sie wissen möchten, welcher Prozess bei Ihnen als erstes dokumentiert werden sollte und wie ein solches Gespräch bei Ihnen konkret aussehen könnte, sprechen Sie mich an. Das erste Gespräch kostet nichts.